Leerstandsmanagement Immobilien - Wie Unternehmen Büroflächen wieder profitabel nutzen

Stehende Immobilien kosten – Geld, Image und Potenzial. Leerstandsmanagement ist längst kein Randthema mehr, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor in der Immobilienverwaltung. Wer gezielt und datengetrieben gegen Leerstand vorgeht, sichert nicht nur stabile Mieteinnahmen, sondern auch die nachhaltige Wertschöpfung seiner Objekte.

Was bedeutet Leerstandsmanagement bei Immobilien?

Professionelles Leerstandsmanagement umfasst alle Massnahmen, um Immobilien effizient zu bewirtschaften, Leerstand zu reduzieren und langfristig vorzubeugen.

Es geht dabei nicht nur um die Suche nach neuen Mietern, sondern auch um den Schutz des Gebäudes, die Werterhaltung und die strategische Neuausrichtung des Objekts.

Ursachen und Risikofaktoren von Leerstand erkennen

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, Büro- oder Gewerbeflächen nicht vermieten zu können. Gründe dafür sind nicht marktgerechte Mietpreise, unattraktive Lagen mit schwacher Infrastruktur, veraltete Ausstattung ohne digitale Standards oder Energieeffizienz sowie fehlendes Marketing. Hinzu kommen neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder hybride Konzepte, die den Flächenbedarf spürbar reduzieren. Auch häufige Mieterwechsel oder kurze Vertragslaufzeiten erhöhen das Risiko von Leerstand.

Verschiedene Arten des Leerstands

Man unterscheidet verschiedene Formen:

• ‍‍‍Fluktuationsleerstand – kurzfristig durch Mieterwechsel, minimierbar durch schnelle Prozesse und Renovierungen
• Spekulativer Leerstand – bewusst in Kauf genommen, um später von höheren Preisen zu profitieren
• Struktureller Leerstand – ausgelöst durch demografischen Wandel, wirtschaftliche Schwäche oder veraltete Substanz
• Induzierter Leerstand – etwa wenn Ankermieter wegfallen oder sich Kundenströme verschieben

Eine präzise Analyse der Ursachen ist entscheidend, da falsche Diagnosen zu Fehlinvestitionen führen können.

Die Gründe sind vielfältig und betreffen oft mehrere Ebenen:

• Überhöhte Mietpreise, die nicht dem Markt entsprechen
• Unattraktive Lage mit schwacher Infrastruktur
• Veraltete Ausstattung ohne digitale Standards, Energieeffizienz oder flexible Raumkonzepte
• Fehlendes Marketing und unklare Positionierung
• Neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder hybride Konzepte, die den Flächenbedarf reduzieren
• Häufige Mieterwechsel oder kurze Vertragslaufzeiten

All diese Faktoren führen dazu, dass Flächen ungenutzt bleiben, Mieteinnahmen ausfallen und Immobilien an Wert verlieren.

Vorteile eines professionellen Leerstandsmanagements

Leerstand bedeutet für Eigentümer und Investoren immer ein Risiko, von Wertverlust über laufende Kosten bis hin zu Imageschäden. Ein professionelles Leerstandsmanagement wirkt dem gezielt entgegen und sorgt dafür, dass Immobilien geschützt, Einnahmen gesichert und Chancen auf dem Markt erhalten bleiben. Zu den zentralen Vorteilen zählen:

• Werterhalt der Immobilie durch regelmässige Pflege und Instandhaltung
• Rechtssicherheit und Versicherungsschutz, da für Leerstände spezielle Regelungen gelten
• Vermeidung von Schäden und Vandalismus durch kontrollierte Nutzung oder Sicherung
• Sicherung von Einnahmen und Cashflow durch schnelle Wiedervermietung oder Zwischennutzungen

Wirksame Strategien zum Leerstandsmanagement

Präventives Immobilienmanagement

Regelmässige Wartung, Facility Management und aktives Monitoring verhindern Wertverlust und erhöhen die Chancen auf eine schnelle Neuvermietung.

Zwischennutzung und Interim Management

Unvermietete Objekte lassen sich durch kreative Zwischennutzungen beleben – etwa als Co Working Space, Pop-up-Store oder soziale Einrichtung. Das steigert die Attraktivität der Immobilie und bringt kurzfristige Einnahmen.

Digitale Lösungen und PropTech

Digitale Tools helfen bei der Datenanalyse, Marktprognose und Vermarktung. PropTech-Lösungen wie automatisierte Inserate oder smarte Vertragsabwicklungen machen Leerstandsmanagement effizienter.

Aktive Vermarktungsstrategien

Gezielte Immobilienmarketing-Massnahmen wie Virtuelles Staging, professionelle Fotos oder Zielgruppen-Kampagnen beschleunigen die Neuvermietung.

Fallstudie Work-in: Innovative Konzepte für Büroleerstand

Klassische Zwischennutzungen wie Pop up Stores oder temporäre soziale Projekte sind längst nicht mehr die einzigen Möglichkeiten um Leerstand zu überbrücken. Immer mehr grössere Unternehmen setzen heute selbst auf flexible Co Working Modelle. Durch Homeoffice, hybride Arbeitsmodelle und Reisetätigkeiten bleiben in vielen Firmen bis zu 30 bis 40 Prozent der Arbeitsplätze ungenutzt. Studien von PwC und CBRE zeigen, dass im Schnitt nur noch rund die Hälfte der Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro ist, ein enormes Einsparpotenzial.

Statt teure ungenutzte Flächen zu halten, greifen Unternehmen daher auf moderne Co Working Spaces oder geteilte Bürolösungen zurück. Diese bieten hochwertige Infrastruktur, sofortige Verfügbarkeit und flexible Laufzeiten, ohne langfristige Mietverträge oder hohe Investitionen. Gleichzeitig stärken sie das Employer Branding, fördern die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglichen es, Büroflächen je nach Bedarf unkompliziert zu skalieren.

Ausgangslage
Viele Unternehmen stehen seit der Verbreitung von Homeoffice vor demselben Problem. Grosse Büroflächen mit langen Mietverträgen stehen teilweise leer und verursachen monatlich hohe Fixkosten. Auch internationale Konzerne wie Chubb oder AXA suchten nach einer Lösung, wie sie ihre Flächen effizienter nutzen können.

Lösung durch Work-in
Mit dem Work-in Modell haben diese Firmen ihre klassischen Mietflächen gezielt in flexible Co Working Konzepte umgewandelt. Anstatt für 50 Mitarbeitende 50 fixe Plätze vorzuhalten, reicht heute etwa die Hälfte an festen Arbeitsplätzen aus – ergänzt durch flexible Desk Sharing Modelle.
Work-in bietet dabei eine vollständige Ausstattung: möblierte Büros, IT-Infrastruktur, Meetingräume und auf Wunsch auch Zusatzservices wie Verwaltungsratssitzungen mit Catering. Durch die verschiedenen Bürogrössen konnten einzelne Teams kurzfristig umziehen und grössere Abteilungen Schritt für Schritt nachziehen.

Ergebnisse

• 30 % geringere Kosten im Vergleich zu traditionellen Büromodellen, bei denen Firmen selbst den Innenausbau stemmen müssen
• Flexible Laufzeiten statt langfristiger Bindung
• Zufriedene Mitarbeitende, die moderne Arbeitsplätze nutzen und bei Bedarf zusätzliche Services buchen können

Learnings
Work-in ist keine klassische Zwischennutzung, sondern eine dauerhafte Lösung. Besonders für grössere Unternehmen ist das Modell attraktiv, weil es Leerstand reduziert, Kosten senkt und die Zahl der Arbeitsplätze flexibel an die tatsächliche Nachfrage angepasst werden kann.