Schulung planen und vorbereiten – Schritt für Schritt

Ob Seminar, Workshop, Fortbildung oder Mitarbeiter-Schulung, am Ende geht es immer um effektive Wissensvermittlung. Damit Schulungen ihr volles Potenzial entfalten, müssen Ziele klar definiert, Inhalte gut durchdacht und Rahmenbedingungen optimal gestaltet sein. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie sich eine interne Schulung planen und umsetzen lässt. Von der Zielsetzung über die Inhaltsplanung bis zur Wahl des Schulungsorts und der Vorbereitung aller Materialien.

Schulungsziele klar definieren

Das Fundament jeder Schulung ist, dass man sich klare Ziele setzen sollte. Bevor Inhalte oder Methoden überhaupt geplant werden, sollte absolut klar sein, was mit der Schulungsmassnahme erreicht werden soll.

Geht es darum, Fachwissen zu einem neuen Produkt zu vermitteln? Sollen Mitarbeitende nachher eine bestimmte Software bedienen können oder neue Richtlinien im Qualitätsmanagement umsetzen? Jede Schulung benötigt konkrete Lernziele, an denen sich später der Erfolg messen lässt.

Es empfiehlt sich, bei der Zieldefinition systematisch vorzugehen. Lernziele sollten möglichst SMART formuliert sein, also spezifisch, messbar, attraktiv (bzw. erreichbar), relevant und terminiert.

Hilfreich ist es, sich bei der Zielformulierung ein paar Kernfragen zu stellen:

• WAS sollen die Teilnehmenden nach der Schulung wissen oder können?
• WIE sollen sie das Gelernte im Arbeitsalltag anwenden?
• WARUM ist dieses Wissen oder diese Fähigkeit wichtig für das Unternehmen?

Die Antworten hierauf ergeben ein erstes Bild des Schulungsbedarfs und sorgen dafür, dass die Schulung am tatsächlichen Bedarf ausgerichtet wird. Wer eine interne Schulung planen möchte, sollte zuerst diesen Bedarf genau analysieren und die Ziele schriftlich festhalten.

Inhalte planen und strukturieren

Sind die Ziele definiert, geht es an die inhaltliche Planung. Der Schulungsinhalt muss genau auf die Lernziele abgestimmt sein. Jedes Thema, jede Übung und jede Information sollte einen Beitrag dazu leisten, die gesetzten Ziele zu erreichen. Daher wird zunächst eine Art Konzept oder Curriculum erstellt: Welche Kerninhalte müssen vermittelt werden? In welcher Reihenfolge bauen sie logisch aufeinander auf?

Praxisorientierung spielt hier eine grosse Rolle. Erwachsene lernen am besten, wenn neue Informationen mit bekannten Erfahrungen verknüpft werden und direkt üben lassen. Deshalb bietet es sich an, die Inhalte modular aufzubauen und Theorie und Praxis abzuwechseln. Ein bewährter Ansatz ist, jede Lerneinheit in vier Phasen zu gliedern:

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1. Einstieg & Nutzen: Zu Beginn einer Einheit kurz erläutern, warum das folgende Thema relevant ist. Das schafft Motivation und Kontext.
2. Wissensvermittlung: Im zweiten Schritt werden die eigentlichen Inhalte erklärt z.B. durch Vortrag, Demonstration oder visuelle Präsentation. Wichtig: verständlich und auf das Wesentliche fokussieren, da die Teilnehmenden oft nicht den gleichen Vorwissensstand haben.
3. Übung: Anschliessend folgt der wichtigste Teil: Die Teilnehmer setzen das Gelernte selbst aktiv um. Dies können praktische Übungen, Fallbeispiele, Rollenspiele oder Gruppenarbeiten sein – je nach Thema. Durch die Übung vertiefen sich die neuen Kenntnisse.
4. Besprechung: Zum Abschluss jeder Einheit werden die Ergebnisse gemeinsam besprochen. Fragen werden geklärt, Feedback wird gegeben und es wird reflektiert, was gut geklappt hat oder wo Unsicherheiten bestehen.

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In der Planungsphase sollten alle notwendigen Informationen und Materialien gesammelt werden. Fachliteratur, interne Dokumente oder das Wissen erfahrener Kolleg*innen sind wertvolle Quellen, um Inhalte in hoher Qualität aufzubereiten. Gerade bei technischen oder speziellen Themen lohnt es sich, vorhandene Unterlagen auszuschöpfen und gegebenenfalls externe Expertise hinzuzuziehen.

Wichtig ist, die Fülle an Informationen auf das beschränken, was für die Ziele wirklich relevant ist. Lieber wenige Punkte gezielt vermitteln, als die Teilnehmer mit zu viel Input zu überfluten. Jeder Inhaltspunkt sollte einen erkennbaren Mehrwert bieten.

Zeitplan realistisch erstellen

Eine gute inhaltliche Planung braucht auch einen passenden Zeitplan. Die Erfahrung zeigt, dass Schulungen für alle Beteiligten anstrengend sein können. Daher sollten Lerneinheiten eher kurz und abwechslungsreich gehalten und ausreichend Pausen eingeplant werden.

Bei der Zeitplanung spielen folgende Faktoren eine Rolle:

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• Teilnehmerzahl: Je mehr Personen teilnehmen, desto länger dauern Diskussionen oder Übungsphasen. Gruppenarbeiten mit zehn Leuten beanspruchen mehr Zeit als Übungen in Kleingruppen. Bei grösseren Gruppen sollten Zeitreserven eingeplant werden.
• Inhaltsdichte: Komplexe oder völlig neue Themen brauchen mehr Zeit für Erklärungen und Praxis. Hierlieber grosszügig planen und Notfall-Themen parat haben, falls doch Zeit übrigbleibt.
• Pausen: Spätestens nach 90 Minuten konzentrierten Lernens ist eine kurze Pause fällig. Bei Online-Schulungen sogar noch häufiger, da das virtuelle Lernen ermüdender sein kann. Ein Richtwert sind 15 Minuten Pause pro 1–2 Stunden Schulung.
• Technik-Check: Wenn Teile der Schulung virtuell stattfinden oder Teilnehmer online zugeschaltet werden, sollte für technische Einrichtung (Login, Mikrofon-Test, etc.) zusätzlich Zeit vor Beginn eingeplant werden.

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Ein gut durchdachter Zeitplan zerlegt den Tag in sinnvolle Abschnitte. Zum Start kann etwas Zeit für Begrüssung und Vorstellung eingeplant werden, am Ende für eine Abschlussrunde oder Feedback. Zwischendurch lockern kleine Energizer oder Wechsel der Methodik den Ablauf auf. Der Zeitplan dient als grober Fahrplan, sollte aber vor Ort flexibel gehandhabt werden, falls z.B. lebhafte Diskussionen entstehen, darf man auch mal vom Planabweichen, wenn es dem Lernzweck dient.

Teilnehmende einbeziehen und informieren

Schon vor der eigentlichen Schulung lohnt es sich, die zukünftigen Teilnehmenden einzubeziehen. Schliesslich sollen sie am Ende zufrieden und kompetenter aus der Veranstaltung gehen. Daher kann es hilfreich sein, im Vorfeld Kontakt aufzunehmen und deren Erwartungen und Wünsche zu erfragen.

Eine einfache Umfrage oder E-Mail an alle angemeldeten Personen mit Fragen wie „Welche Themen interessieren Sie besonders?“ oder „Gibt es konkrete Fragestellungen oder Problemstellungen, die in der Schulung behandelt werden sollen?“ liefert wertvolle Hinweise für die Feinplanung. So fühlen sich die Teilnehmer ernst genommen und die Schulung lässt sich noch gezielter auf ihre Bedürfnisse zuschneiden.

Zugleich sollten alle organisatorischen Informationen rechtzeitig mitgeteilt werden. Dazu gehören Datum und Uhrzeit, Agenda oder grober Ablaufplan, Ort der Schulung und Hinweise zur Vorbereitung. Falls es z.B. empfehlenswert ist, bestimmte Unterlagen vorher zu lesen oder Daten mitzubringen (etwa den eigenen Laptop mit vorinstallierter Software), sollten die Teilnehmer das früh genug erfahren.

Wer eine interne Schulung vorbereiten möchte, kann auch bereits im Vorfeld Diskussionsthemen oder kleine Aufgaben an die Gruppe geben. So können sich alle gedanklich auf das Thema einstimmen.

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Beispiel: Bei einem Seminar zum Qualitätsmanagement könnte man die Teilnehmer bitten, vorab konkrete Fragen oder Herausforderungen aus ihrem Arbeitsalltag im QM-Bereich zu notieren, um sie dann in der Schulung gemeinsam zu besprechen

Den richtigen Schulungsort wählen

Nicht nur Inhalte und Methoden, auch der Ort einer Schulung hat Einfluss auf ihren Erfolg. Der Raum sollte ruhig, gut ausgestattet und flexibel nutzbar sein. Inhouse-Schulungen können praktisch sein, bringen aber oft Ablenkungen und begrenzte Ausstattung mit sich – vor allem bei kreativen Formaten oder Gruppenarbeiten.

Coworking Spaces bieten hier eine überzeugende Alternative. Sie sind auf produktives Arbeiten ausgelegt, mit moderner Technik, stabilem WLAN, Whiteboards, Beamer und oft zusätzlichen Services wie Catering oder Breakout-Zonen. Die Umgebung ist inspirierend, professionell – und frei von Alltagsstörungen.

Ein großer Vorteil ist die Gestaltungsfreiheit: Ob U-Form, Workshop-Inseln oder klassische Kinobestuhlung – alles ist möglich. Viele Anbieter erlauben es, ganz unkompliziert Sitzungszimmer zu mieten, stunden- oder tagesweise, je nach Bedarf.

Der Tapetenwechsel wirkt sich positiv aus: Schulungen ausserhalb des gewohnten Büros fördern Motivation und Konzentration. Zentral gelegene Coworking Spaces mit guter Anbindung bieten Unternehmen eine flexible, professionelle Lösung für jede Art von Weiterbildung, Seminar oder interner Schulung.

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‍Schulungsort im Vergleich

Externer Raum – besonders im Coworking Space – empfohlene Lösung

Vorteile:

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Nachteile:

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Im Unternehmen (Inhouse)

Vorteile:

• Keine Mietkosten
• Vertraute Umgebung
• Spontane Durchführung möglich

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Nachteile:

• Ablenkungen durch das Tagesgeschäft
• Meist eingeschränkte Ausstattung
• Keine Abgrenzung zur täglichen Arbeit

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Virtuell (Online)

Vorteile:

• Ortsunabhängig
• Keine Raumbuchung nötig
• Aufzeichnung möglich

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Nachteile:

• Technische Hürden bei Teilnehmenden
• Weniger direkte Interaktion
• Geringere Konzentration über längere Zeit

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Coworking Spaces kombinieren professionelles Ambiente, moderne Ausstattung und Flexibilität – ideal für produktive und motivierende Schulungsformate.

Materialien und Handouts vorbereiten

Gut strukturierte Unterlagen wie Präsentationen, Handouts oder Übungsblätter unterstützen den Lernerfolg. Sie sollten klar, übersichtlich und ansprechend gestaltet sein. Technik wie Beamer, Whiteboard oder Video-Tools sollte vorab getestet werden – auch in externen Räumen wie Coworking Spaces.

Für Online-Schulungen gilt: Zugangslinks und Softwareanforderungen frühzeitig kommunizieren, Tools vorab testen. Handouts fassen zentrale Inhalte zusammen und bieten Raum für Notizen – ideal zur Nachbereitung, ob gedruckt oder digital als PDF.

Checkliste: Schulung Schritt für Schritt planen

• Ziele festlegen: Schulungsbedarf analysieren, klare Lernziele definieren
• Inhalte planen: Themen strukturieren, passende Beispiele auswählen
• Methoden & Ablauf: Lehrformate (z. B. Gruppenarbeit, Präsentation) festlegen, Zeit einteilen
• Zeitplan erstellen: Termine, Dauer, Pausen und Puffer einplanen
• Teilnehmende informieren: Einladung, Agenda, Vorbereitungshinweise verschicken
• Ort wählen: Raum buchen (idealerweise Coworking Space), Technik abstimmen
• Materialien vorbereiten: Präsentationen, Handouts und Technik testen
• Durchführung & Nachbereitung: Schulung leiten, Feedback einholen, Ergebnisse dokumentieren

Mit guter Planung zum Erfolg

Eine durchdachte Planung ist der Schlüssel zu erfolgreichen Schulungen. Klare Ziele, passende Inhalte und ein professioneller Rahmen – etwa ein moderner Coworking Space – schaffen ideale Bedingungen. So wird Wissen nicht nur vermittelt, sondern bleibt im Alltag wirksam.

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